Czy wydatki związane ze sprzątaniem biura można zaliczyć do kosztów firmowych?
Czyste i zadbane miejsce pracy nie tylko poprawia komfort pracowników, ale również buduje pozytywny wizerunek w oczach klientów. W związku z tym wiele firm decyduje się na korzystanie z usług profesjonalnych firm sprzątających. Pojawia się jednak pytanie: czy wydatki na sprzątanie biura mogą być zaliczone do kosztów firmowych? Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu w kontekście obowiązujących przepisów podatkowych.
Koszty uzyskania przychodu – podstawowe zasady
Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi, do kosztów uzyskania przychodu zalicza się wydatki, które są ponoszone w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Oznacza to, że wydatki muszą mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i być racjonalnie uzasadnione. W przypadku sprzątania biura, przedsiębiorca może zaliczyć tego rodzaju usługi do kosztów firmowych, jeśli jest w stanie udowodnić, że wydatki te są bezpośrednio związane z prowadzeniem działalności. Co istotne, powinno to być odpowiednio udokumentowane, np. poprzez faktury wystawione przez usługodawcę.
Zakup środków czystości czy usługi zewnętrzne?
Przedsiębiorcy mają dwie główne opcje w zakresie utrzymania czystości w biurze: zakup własnych środków czystości i samodzielne sprzątanie lub wynajęcie firmy zewnętrznej, np. naszej firmy sprzątającej z Warszawy. W obu przypadkach koszty te mogą być wliczone w koszty uzyskania przychodu, o ile spełniają określone warunki. W przypadku zakupu środków czystości konieczne jest prowadzenie odpowiedniej ewidencji księgowej oraz potwierdzenie, że produkty te są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby firmy. Z kolei zlecanie usług zewnętrznych wymaga umowy z firmą sprzątającą i regularnego rozliczania wydatków na podstawie faktur.
Jak uniknąć problemów podatkowych?
Aby uniknąć zakwestionowania wydatków na sprzątanie przez urząd skarbowy, należy pamiętać, że wszelkie wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane. Faktury, umowy oraz inne dokumenty księgowe powinny jasno wskazywać cel poniesienia kosztów oraz ich związek z prowadzoną działalnością. Po drugie, warto zadbać o odpowiednią klasyfikację wydatków w księgach rachunkowych, co może wymagać współpracy z księgowym. Przedsiębiorcy powinni także być świadomi, że nie wszystkie wydatki związane z utrzymaniem czystości będą uznane za koszty uzyskania przychodu – dotyczy to m.in. zakupów wykorzystywanych do celów prywatnych.
